Toda la información de tus clientes está en su ficha personal. Para acceder a la ficha personal de un cliente puedes hacerlo por dos caminos:
- La lupa que encontrarás en la parte superior derecha. Busca por nombre, apellido, teléfono o email. Cuando escribas las 4 primeras palabras la plataforma te va a sugerir gente coincidente. Clic en el nombre de la persona para acceder a su perfil.
- Desde la lista de Contactos / Lista de contactos. Aquí encontrarás todo el listado de contactos de tu plataforma. Filtra mediante el botón superior derecho o busca en el buscador que encontrarás encima de la tabla. Para acceder a la ficha del usuario haz clic en el nombre.
En la ficha del usuario tendrás la posibilidad de añadir una inscripción. Para esto deberás buscar al usuario y acceder a su ficha. En la sección inscripciones verás las inscripciones activas y las canceladas o pasadas. En la parte superior derecha, justo encima de la tabla verás un botón: Agregar Inscripción. Haz clic en el botón y selecciona las opciones posibles.
- Selecciona la actividad, la información que hay que añadir dependerá del tipo de actividad seleccionada: intensiva, recurrente o con variaciones.
- Selecciona la recurrencia, si va a pagar mensual o trimestral… Esto hace que en recurrencias posteriores podamos saber que esta persona debe pagar.
- Selecciona el método de pago recurrente. ¡¡¡Cuidado!!! Si eliges tarjeta de crédito virtual y no tenemos el token no se le va a cobrar. Para esto haz que esta compra la pague a través de una solicitud de pago. Tras pagar 1 vez, recogeremos el token y podremos cobrarle de forma recurrente.
- Selecciona la variación, si la tiene
- Precio, este precio se quedará para siguientes recurrencias. Si modificas aquí el precio mensual se le cobrará todos los meses este precio.
- Crea el recibo. Si decides cobrar algo en este momento puedes hacerlo por solicitud de pago o mediante otros métodos de pago. Si es necesario crea un recibo del cobro que realices: en la sección compras.
Puedes dar de baja a un usuario desde su perfil. En la sección inscripciones veremos las actividades que tiene activas. En la parte derecha hay un icono rojo con el símbolo de una papelera. Haz clic en el icono para comenzar el proceso. El sistema solicitará una confirmación, aquí podrás:
- Notificar al usuario del procesamiento de la baja
- Dar de baja ahora (Terminar ahora)
- Programar la baja un día concreto del futuro. Estas bajas se darán a las 8 de la mañana del día indicado. Muy útil cuando una persona tiene pagado hasta final de mes.
Para crear un recibo a un usuario deberás ir a su perfil / compras. Desde la sección últimos recibos verás el botón + Nuevo Recibo. Clic en el botón y rellena los datos necesarios
- Concepto (Si no es de una actividad te permite el texto libre)
- Actividad. Si es de una actividad en el concepto se muestra el nombre de la actividad. Puedes buscar la actividad por nombre.
- Precio IVA incluido de lo que vas a cobrar
- IVA aplicado a este recibo
- Forma de pago: importante, esto ayudará a hacer la caja y a cuadrar el trimestre para los impuestos.
- Facturación: si tienes varias facturaciones permite seleccionar a qué facturación imputas el recibo.
- Devolución: si es una devolución lo debes marcar en la casilla inferior.
No olvides crear para que el recibo se cree, este recibo aparecerá automáticamente en el perfil de tus clientes.
Crear una actividad nueva es muy sencillo. Lo primero que tienes que hacer es tener creada al menos una categoría. Las categorías se crean en Actividades / Categorías
Una vez tengas creada la primera categoría podrás comenzar el proceso de crear tu primera actividad. Para ello iremos a la sección Actividades / lista de actividades. En la parte superior derecha encontrarás el botón crear, clic en el botón para comenzar el proceso.
Completa la información, al menos la señalada con un asterisco. Lo imprescindible es:
Nombre: el nombre de la actividad, si es recurrente puedes poner en el nombre el día y la hora para ayudar a tus usuarios. Es la información más grande para el usuario a la hora de inscribirse. Por ejemplo Bailes Latinos Iniciación Martes 17h
Categoría: selecciona las categoría a las que pertenezca esta actividad. Por ejemplo en el caso anterior: curso 2023/24, bailes latinos, iniciación.
Descripción: breve descripción de la actividad, esto sirve a nuestros usuarios a conocer más detalles sobre la actividad. Por ejemplo: En esta actividades haremos salsa, bachata y merengue. La actividad está diseñada para personas sin conocimientos previos de baile…
Sede: identifica el lugar donde tiene lugar la actividad.
Fecha inicio y fin: desde cuando hasta cuando se muestra la actividad a administradores y alumnos.
Edad mínima y máxima: si quieres control de edad puedes cambiar estas fechas.
Tipo de actividad: intensiva es que se paga de una sola vez, recurrente es que se paga en varias veces como mensual, gratuíta es la que no se paga y evento es como una intensiva pero permite registrar a más de una persona y genera un Qr de entrada. Esta última modalidad es un módulo extra.
Precio: puede ser de intensiva, el precio único. Si es recurrente debemos decir cada cuánto cobras y el importe, por ejemplo, mensual 30€. El importe se pone impuestos incluídos.
Matrícula: se paga la primera vez que te inscribes a la actividad. Puedes cobrar matrícula y restar este importe a la primera cuota de recurrencia.
IVA: impuestos asociados
Tipo de aforo: único es el máximo del espacio. Por variaciones permite poner un aforo total pero dividirlo en opciones como por ejemplo: hombres / mujeres para baile o carne / pescado en comidas populares. Cada variación puede tener un aforo y un precio distinto.
Tipo de horario: semanal se suele usar en recurrencia, actividades de lunes a domingo. Días para eventos o actividades intensivas que es un día a una hora concreta. También es posible poner varios días y horas, por ejemplo un evento que es viernes, sábado y domingo.
Profesor/monitor: quién imparte la actividad. Esto hace que podamos gestionar el calendario de actividades a nivel interno. Estos profesiones/monitores tienen acceso a la sección actividad de sus actividades.
Si necesitas más información sobre crear categorías visita esta web: https://soporte.fitfox.es/academy/crea-una-actividad/
Tras crear la actividad, en la ficha de la actividad veremos información complementaria. Para acceder a esta información debemos ir a la sección actividades / lista de actividades / clic en el nombre de la actividad / ajustes
En esta sección tenemos ajustes adicionales como el tipo de venta, en la sección inferior Visibilidad . Posibles visualizaciones de la actividad:
Mostrar en mis inscripciones: si queremos que el usuario vea que está inscrito a esa actividad, esto le permite acceder al aula online y gestionar su inscripción. Si no queremos que haga estas acciones podemos desactivar esta opción.
Mostrar en la tienda del centro: cada centro tiene una tienda accesible desde la app a todos los usuarios. Esta opción hace que la actividad se muestre en esta tienda.
Mostrar en la tienda recurrente: si la actividad es recurrente puedes decidir mostrar o no mostrar en el tipo de tiendas recurrentes.
Venta por url: se oculta de todas las tiendas la actividad pero puedes mandar o publicar la url para que accedan directamente a la inscripción de la actividad.
Tienes varias formas de hacer las inscripciones:
Mostrar en la tienda del centro: cada centro tiene una tienda accesible desde la app a todos los usuarios. Esta opción hace que la actividad se muestre en esta tienda.
Mostrar en la tienda recurrente: si la actividad es recurrente puedes decidir mostrar o no mostrar en el tipo de tiendas recurrentes.
Venta por url: se oculta de todas las tiendas la actividad pero puedes mandar o publicar la url para que accedan directamente a la inscripción de la actividad.
Puedes notificar a toda la clase mediante email o push. Para notificar a los alumnos deberás ir a la ficha de la actividad. Para acceder a la ficha de la actividad deberás ir a Actividad / lista de actividades / Clic en el nombre de la actividad.
En la sección comunicación podrás mandar una notificación a todos los inscritos a la actividad.
Nota: las push puede que no lleguen a todos. Deben tener todos la app descargada y las notificaciones activas.
Las bajas se procesan manualmente para garantizar que cada centro garantiza los derechos de sus usuarios definidos en las condiciones de compra. Cuando alguien solicita la baja de una actividad el administrador recibe un email y comienza un proceso interno. En la sección Actividades / Solicitudes de baja se muestran todas las solicitudes de baja y el estado. Cuando des de baja a una persona , en su perfil clic en la papelera, puedes marcarla como tramitada. Desde el botón dar de baja puedes notificar al usuario por email su baja.
Los trabajadores son contactos de tu plataforma, pero con derechos especiales. Para dar de alta a un empleado tendrá que:
- Crear una cuenta en tu centro.
- Asignar una licencia del team en la sección Team. Si no dispones de licencias puedes comprar más licencias, consulta con el departamento comercial para añadir a más personas a tu equipo.
- Asignar permisos: haz clic en el nombre del trabajador tras asignar la licencia en team para acceder a su ficha. En la pestaña permisos puedes configurar los permisos que das a que vea o no vea diferentes módulos.
Tras cambiar los permisos el usuario deberá cerrar y volver a entrar a la app.
Puedes gestionar todas tus ventas desde la sección ventas / Facturación / Recibos. Aquí tendrás recopiladas todas las ventas, los recibos, creados por la plataforma de forma manual o automática.
En la sección recibos podrás filtrar para ver únicamente los recibos de un método de pago concreto, si es un cobro o una devolución y a qué facturación está imputado. También podrás filtrar entre fechas.
En la parte inferior veremos una serie de estadísticas del filtro. Muy útil para hacer la caja diaria, mensual o trimestral. Descarga los recibos en pdf excel… para presentar las declaraciones pertinentes.
Nota: Si filtras desde el search (buscar por palabra) no se modificarán las estadísticas, esto sirve para encontrar un recibo concreto dentro de los filtros, no para estadísticas.
Si, imagina que el usuario viene al gym sin cartera y tiene que comprar una toalla. Puedes pasar a su app el pago del producto, el usuario va a su perfil y pagará la toalla. Las solicitudes de pago se realizan mediante tarjeta bancaria o tarjeta almacenada.
Para crear una solicitud de pago deberás ir al perfil del usuario / compras / solicitudes de pago / +Nueva solicitud de pago. Indica aquí el concepto, el importe y el IVA (información necesaria para cobrar y crear el recibo tras el pago).
El usuario verá en la app destacada la solicitud de pago. Al hacer clic en la solicitud podrá pagar con la tarjeta almacenada o con una nueva tarjeta. Si es una nueva tarjeta saldrá de nuestra plataforma para ir a Redsys a pagar.
Nunca almacenamos datos de la tarjeta. Este tipo de sistemas los hacemos junto a los bancos de nuestros clientes. De esta forma la tarjeta la conserva Redsys (el servicio del banco) y nosotros solamente almacenamos un código de referencia de esta tarjeta. Este código vincula esta tarjeta al comercio de nuestro cliente. Solamente se puede utilizar el código para que nuestros clientes cobren.
En caso de un robo de datos, los ciberatacantes no encontrarán datos de la tarjeta para robar dinero de nuestros usuarios. La seguridad de este sistema está garantizada por la red bancaria mediante la empresa Redsys, en la que nosotros nos apoyamos para realizar nuestras tareas de forma segura.
RECURRENTES
Los cobros recurrentes nos permiten cobrar a los usuarios de forma mensual, trimestral, semestre… dependiendo de la configuración que tengamos en la plataforma.
Crear un cobro recurrente Manualmente
Botón superior derecha – Crear cobro recurrente
Al crear un cobro recurrente tendremos que indicar una serie de campos:
- Nombre: nombre descriptivo que le damos a la recurrencia para poder gestionarla posteriormente. Por ejemplo: Cobro de la cuota mensual de febrero por tarjeta
- Fecha de cobro: aunque la remesa la voy a realizar hoy debo indicar cuándo tengo intención de cobrarlo. Por tarjeta virtual es automático y por remesa es el día que lo voy a cobrar en el banco.
- Tipo de recurrencia: dentro de los posibles tipos de recurrencias que ofrece el centro y el usuario puede seleccionar al comprar una actividad o bono recurrente: mensual, trimestral, anual…
- Tipo de cobro: forma de pago recurrente que ha seleccionado el usuario al inscribirse. El usuario solamente puede seleccionar las configuradas previamente por el centro.
- Efectivo y tarjeta física (pago en el local): tendrán que pagar en el local, tienes que cerrar remes para que en control de seguimientos recurrentes puedas hacer el seguimiento de los pagados e impagados. Si es impagado no permite entrar al centro si dicha opción está activa en accesos/ajustes
Esto nos genera un poco de trabajo manual ya que tendremos que pasar los Sin pagar (por defecto) a pagado cuando recibamos físicamente el dinero. En el propio listado podemos hacer este cambio.
Si haces este tipo de cobros y cobras, recuerda ir al perfil del usuario y crear recibo.
- Domiciliación bancaria: Tendremos que crear la remesa, generar el xml que vamos a mandar al banco, lo descargamos. Ahora tenemos que ir al banco a meter el xml, cuando el banco esté validado y cobrado deberás volver a la remesa y crear los recibos,. Esto genera los recibos y permite que puedas cerrar la remesa con toda la tranquilidad de que todo el proceso está completado.
Si alguien devuelve el recibo desde el seguimiento cobros recurrentes lo puedo poner como impagado y deberé ir al perfil del usaurio a crear un recibo de devolución. Esto permite que podamos hacer el seguimiento del cobro por otras vías sabiendo que nos debe dinero.
- Tarjeta. El día de cobro se cobra de forma automática a las 9 de la mañana del día indicado y los que fallan se marcan en Seguimiento cobros recurrentes como pendientes de cobro: saldrá como error.
Próximamente tenemos pendiente que se cree un protocolo que genere un email y una solicitud de pago para que se pueda hacer el seguimiento automático: notificar al usuario y dar una alternativa de pago.
- Transferencia: igual que efectivo pero debemos esperar a recibir la transferencia para marcar como pagado y crear el recibo de forma manual
- Categoría. Categoría de actividades que quieres cobrar, luego te solicita que indiques las actividades concretas que quieres cobrar.
- Aplicar ofertas: aplica ofertas por número de actividades inscritas
- BONOS: selecciona si quieres cobrar los bonos también.
- Configuración avanzada: si quieres descontar matrícula. Suelen hacerlo los centros en la 1º remesa del año. La matrícula la utilizan como un seguir para prematriculas que se devuelve en la primera cuota.
Claro, esto hará que tus usuarios puedan tener una visual más clara de las actividades recurrentes ofertadas. Para crear una tienda recurrente deberás saber que solo se muestran las actividades de tipo recurrente.
En ventas / Tiendas Recurrentes puedes crear tantas tiendas como quieras, todas ellas tendrán una url que podrás distribuir a tus usuarios mediante enlace en botones, redes sociales… o mediante Qr.
Crea una tienda recurrente. Aquí deberás seleccionar:
- Nombre de la tienda, descriptivo: Curso 2024-25
- Slug: código único, se usa para la url de la tienda
- Descripción. Texto explicativo de las actividades vendidas aquí
- Adjunto: pdf o documento con el dosier o cartel del curso
- Texto del botón: el texto que aparece en el botón de descarga del documento, por ejemplo, Descarga el dosier 2024/25
Ventas
- Categorías: las categorías de las actividades que quieres vender. Una buena política de categorización puede ayudarte a gestionar la plataforma con todo su potencial.
- Privilegios: si quieres vender solamente a unos usuarios concretos. Busca privilegios en esta web de soporte para saber más sobre los privilegios. Estos accesos a comprar puedes poner y quitar a tu antojo, por ejemplo para hacer pre inscripciones solamente a un grupo concreto.
- Cobrar: Tienes varias opciones. No cobrar y ya te arreglarás con ellos manualmente o por solicitud de pago, Cobrar solamente la matrícula, Cobrar solamente la primera cuota recurrente o Cobrar matrícula + Primera Cuota
- Aplicar ofertas: Si tienes creadas ofertas por números e actividades puedes aplicar o no aplicar las ofertas. Estas ofertas se aplican cuando el usuario compra en el mismo carrito varias actividades.
Nota para preinscripciones: Cuando ejecutas una recurrencia te pregunta si quieres descontar la matrícula. Hay centros que cobran en preinscripciones la mátrícula y luego en la primera cuota la descuentan. Esto hace que los usuarios se comprometan en junio con un pequeño importe, si en septiembre siguen apuntados se les descuenta el importe de la primera cuota, si no siguen pierden ese importe. Ejemplo práctico: Imagina que una actividad vale 30€/mes en junio cobro 10€ por actividad a todo el mundo que se preinscribe para guardar su plaza. En septiembre, cuando paso la remesa descuento 10€ a los que siguen apuntados. Les debería cobrar 30€ pero como ya me pagaron 10€ los descuento = 20€ les cobro en septiembre. El que en agosto tenga la plaza guardada pero no pueda asistir, ha perdido esos 10€.