Crear una actividad nueva es muy sencillo. Lo primero que tienes que hacer es tener creada al menos una categoría. Las categorías se crean en Actividades / Categorías
Una vez tengas creada la primera categoría podrás comenzar el proceso de crear tu primera actividad. Para ello iremos a la sección Actividades / lista de actividades. En la parte superior derecha encontrarás el botón crear, clic en el botón para comenzar el proceso.
Completa la información, al menos la señalada con un asterisco. Lo imprescindible es:
Nombre: el nombre de la actividad, si es recurrente puedes poner en el nombre el día y la hora para ayudar a tus usuarios. Es la información más grande para el usuario a la hora de inscribirse. Por ejemplo Bailes Latinos Iniciación Martes 17h
Categoría: selecciona las categoría a las que pertenezca esta actividad. Por ejemplo en el caso anterior: curso 2023/24, bailes latinos, iniciación.
Descripción: breve descripción de la actividad, esto sirve a nuestros usuarios a conocer más detalles sobre la actividad. Por ejemplo: En esta actividades haremos salsa, bachata y merengue. La actividad está diseñada para personas sin conocimientos previos de baile…
Sede: identifica el lugar donde tiene lugar la actividad.
Fecha inicio y fin: desde cuando hasta cuando se muestra la actividad a administradores y alumnos.
Edad mínima y máxima: si quieres control de edad puedes cambiar estas fechas.
Tipo de actividad: intensiva es que se paga de una sola vez, recurrente es que se paga en varias veces como mensual, gratuíta es la que no se paga y evento es como una intensiva pero permite registrar a más de una persona y genera un Qr de entrada. Esta última modalidad es un módulo extra.
Precio: puede ser de intensiva, el precio único. Si es recurrente debemos decir cada cuánto cobras y el importe, por ejemplo, mensual 30€. El importe se pone impuestos incluídos.
Matrícula: se paga la primera vez que te inscribes a la actividad. Puedes cobrar matrícula y restar este importe a la primera cuota de recurrencia.
IVA: impuestos asociados
Tipo de aforo: único es el máximo del espacio. Por variaciones permite poner un aforo total pero dividirlo en opciones como por ejemplo: hombres / mujeres para baile o carne / pescado en comidas populares. Cada variación puede tener un aforo y un precio distinto.
Tipo de horario: semanal se suele usar en recurrencia, actividades de lunes a domingo. Días para eventos o actividades intensivas que es un día a una hora concreta. También es posible poner varios días y horas, por ejemplo un evento que es viernes, sábado y domingo.
Profesor/monitor: quién imparte la actividad. Esto hace que podamos gestionar el calendario de actividades a nivel interno. Estos profesiones/monitores tienen acceso a la sección actividad de sus actividades.
Si necesitas más información sobre crear categorías visita esta web: https://soporte.fitfox.es/academy/crea-una-actividad/
Tras crear la actividad, en la ficha de la actividad veremos información complementaria. Para acceder a esta información debemos ir a la sección actividades / lista de actividades / clic en el nombre de la actividad / ajustes
En esta sección tenemos ajustes adicionales como el tipo de venta, en la sección inferior Visibilidad . Posibles visualizaciones de la actividad:
Mostrar en mis inscripciones: si queremos que el usuario vea que está inscrito a esa actividad, esto le permite acceder al aula online y gestionar su inscripción. Si no queremos que haga estas acciones podemos desactivar esta opción.
Mostrar en la tienda del centro: cada centro tiene una tienda accesible desde la app a todos los usuarios. Esta opción hace que la actividad se muestre en esta tienda.
Mostrar en la tienda recurrente: si la actividad es recurrente puedes decidir mostrar o no mostrar en el tipo de tiendas recurrentes.
Venta por url: se oculta de todas las tiendas la actividad pero puedes mandar o publicar la url para que accedan directamente a la inscripción de la actividad.
Si, esto se gestiona mediante los privilegios, es decir, usuarios que tienen condiciones especiales. Para crear un privilegio tendremos que ir a Contactos / privilegios / nuevo
- Pon nombre al privilegio
- Selecciona las actividades que marcan este privilegio
- Selecciona si quieres dar este privilegio a los que están en el momento inscritos o a todo el histórico de inscritos.
Tras crear el privilegio dale estos privilegios a la tienda recurrente o a una actividad concreta. En ajustes de la tienda recurrente verás la opción limitar a un privilegio. Si quieres limitar una actividad concreta a solamente un grupo de personas deberás ir a la ficha de la actividad / ajustes / información básica / Privilegio necesario , si no tienes este privilegio no deja apuntarte.
Nota: muy útil cuando quieres abrir inscripciones prioritarias a un grupo como alumnos y luego abrirlas a gente fuera del centro. Con quitar el privilegio pasará a vender a todo el mundo.
Tienes varias formas de hacer las inscripciones:
Mostrar en la tienda del centro: cada centro tiene una tienda accesible desde la app a todos los usuarios. Esta opción hace que la actividad se muestre en esta tienda.
Mostrar en la tienda recurrente: si la actividad es recurrente puedes decidir mostrar o no mostrar en el tipo de tiendas recurrentes.
Venta por url: se oculta de todas las tiendas la actividad pero puedes mandar o publicar la url para que accedan directamente a la inscripción de la actividad.
En la ficha de la actividad podrás ver los inscriptos y las personas que están en lista de espera. Para acceder a la ficha de la actividad deberás ir a Actividad / lista de actividades / Clic en el nombre de la actividad.
Puedes notificar a toda la clase mediante email o push. Para notificar a los alumnos deberás ir a la ficha de la actividad. Para acceder a la ficha de la actividad deberás ir a Actividad / lista de actividades / Clic en el nombre de la actividad.
En la sección comunicación podrás mandar una notificación a todos los inscritos a la actividad.
Nota: las push puede que no lleguen a todos. Deben tener todos la app descargada y las notificaciones activas.
Previamente tienes que tener creado un bloque de contenido con materiales dentro. SI no sabes cómo visita la sección Aula Online de esta misma web. Añadir un bloque de contenido es sencillo. En la ficha de la actividad / aula online puedes añadir bloques de contenido. Para acceder a la ficha de la actividad deberás ir a Actividad / lista de actividades / Clic en el nombre de la actividad.
¿Quieres contenido que se desbloquee en cadena?
Si despliegas las opciones de los bloques de contenido podrás añadir un bloque requisito, es decir, que para desbloquear ese bloque tienes que tener un % de contenido marcado como visto.
La herramienta Cuaderno del profesor te ayudará a controlar la asistencia de la clase. En la ficha de la actividad / cuaderno del profesor puedes gestionar los listados. Para acceder a la ficha de la actividad deberás ir a Actividad / lista de actividades / Clic en el nombre de la actividad.
En la sección Asistencia podrás pasar lista. Si eres el profesor de esta actividad podrás pasar lista desde la pantalla de inicio de la app. En tu calendario se mostrarán las actividades que tienes hoy y un botón de pasar lista.
Para pasar lista selecciona los nombres de las personas que han asistido. Al pulsar en el nombre se marcan como asistidos.
En licencias Hero, con el módulo de accesos pueden pasar lista de forma automática conectando los tornos al sistema de listas.
Las bajas se procesan manualmente para garantizar que cada centro garantiza los derechos de sus usuarios definidos en las condiciones de compra. Cuando alguien solicita la baja de una actividad el administrador recibe un email y comienza un proceso interno. En la sección Actividades / Solicitudes de baja se muestran todas las solicitudes de baja y el estado. Cuando des de baja a una persona , en su perfil clic en la papelera, puedes marcarla como tramitada. Desde el botón dar de baja puedes notificar al usuario por email su baja.
Las listas de espera son muy interesantes desde el punto de vista del marketing. En marketing a esto le llamamos Lead, persona que está dispuesta a comprarte pero, por lo que sea, no ha podido o querido dar el paso. A esta gente con un pequeño empujón podemos satisfacer su necesidad, por ejemplo ofreciendo otro grupo o teniendo en cuenta para comunicaciones de nuevos grupos similares al que deseaba.
Las listas de espera las puedes consultar en dos sitios:
- En la ficha de la actividad/lista de espera: Para acceder a la ficha de la actividad deberás ir a Actividad / lista de actividades / Clic en el nombre de la actividad.
- En el listado de lista de espera general que encontrarás en Actividad / Lista de espera
Claro!!! Tenemos una analítica en tiempo real del estado de tu centro. Para acceder a esta analítica deberás ir a Actividades / Estadísticas
En esta sección podrás filtrar por tipo de actividad, categoría, ordenar por número de aforo descendente o ascendente, ocultar o mostrar las actividads ocultas, pasadas e incluso mostrar resultados de actividades activas entre fechas.
El sistema nos dará una serie de resultados:
- Total de plazas ofertadas frente a total de plazas ocupadas.
- Ficha resumen de todas las actividades mostrando el aforo total frente a las plazas cubiertas y el aforo total frente a las plazas cubiertas por variación. Si la actividad ha superado el aforo nos mostrará el número de personas en lista de espera.
Colores:
Rojo: ocupación alta +75%
Naranja: ocupación media 50-75%
Verde: sin problema de ocupación 0-50%
Esta estadística nos permite tener una visión global de nuestro centro para poder jugar con las plazas, nuevos grupos y otros tipos de distribución de las actividades.
No, todo el mundo que se inscribe debe tener ficha. La única opción de comprar una inscripción sin estar registrado es que alguien te invite a un evento, en este caso el registrado solamente será la persona titular de las entradas.
Es un módulo extra pero existe. El tipo de actividad entrada es similar a una actividad intensiva pero con varias características:
- Se inscribe un titular con cuenta y puede invitar a otras personas. Deberá poner el nombre de las personas invitadas para asignar entradas.
- El sistema, tras el pago, genera un pdf que tiene anclado en su cuenta y se manda por email. En el pdf hay una entrada por página, cada una de ellas tendrá el nombre del titular (la primera) y después la entrada de sus invitados. Todas ellas con un Qr.
El titular recibe el email, saca pantallazo a las entradas y las distribuye a las personas invitadas. Esto permite que las personas invitadas entren al evento cuando quieran con su Qr.
Uno de los tipos de actividad ofertada es la entrada gratuita. El sistema controla el aforo y permite a los usuarios inscribirse en un solo clic. Podrás configurar esta opción al crear una entrada o en ajustes, tipo de actividad.
A esta modalidad le llamamos variación y podrás configurar al crear una actividad o en la sección ajustes de una actividad creada. Las variaciones permiten controlar el aforo por variación y el precio extra que se cobra a la variación.
Por ejemplo voy a crear una actividad que se llama Yoga con dos opciones: con esterilla o sin esterilla. Estas opciones son variaciones. Como en mi centro tengo un posible aforo de 40 pero solamente tengo 10 esterillas tendré que configurar de la siguiente forma.
Aforo tota: 40 y precio 30€
Variación con su esterilla: 40 (todos pueden venir con la suya), extra de precio: 0€, total a pagar 30€
Variación con mi esterilla: 10 (total de esterillas del centro), ectra de precio: 5€ por el alquiler de la esterilla, total a pagar 35€
Si eres el profesor de esta actividad podrás pasar lista desde la pantalla de inicio de la app. En tu calendario se mostrarán las actividades que tienes hoy y un botón de pasar lista.
Para pasar lista selecciona los nombres de las personas que han asistido. Al pulsar en el nombre se marcan como asistidos.
Claro, esto hará que tus usuarios puedan tener una visual más clara de las actividades recurrentes ofertadas. Para crear una tienda recurrente deberás saber que solo se muestran las actividades de tipo recurrente.
En ventas / Tiendas Recurrentes puedes crear tantas tiendas como quieras, todas ellas tendrán una url que podrás distribuir a tus usuarios mediante enlace en botones, redes sociales… o mediante Qr.
Crea una tienda recurrente. Aquí deberás seleccionar:
- Nombre de la tienda, descriptivo: Curso 2024-25
- Slug: código único, se usa para la url de la tienda
- Descripción. Texto explicativo de las actividades vendidas aquí
- Adjunto: pdf o documento con el dosier o cartel del curso
- Texto del botón: el texto que aparece en el botón de descarga del documento, por ejemplo, Descarga el dosier 2024/25
Ventas
- Categorías: las categorías de las actividades que quieres vender. Una buena política de categorización puede ayudarte a gestionar la plataforma con todo su potencial.
- Privilegios: si quieres vender solamente a unos usuarios concretos. Busca privilegios en esta web de soporte para saber más sobre los privilegios. Estos accesos a comprar puedes poner y quitar a tu antojo, por ejemplo para hacer pre inscripciones solamente a un grupo concreto.
- Cobrar: Tienes varias opciones. No cobrar y ya te arreglarás con ellos manualmente o por solicitud de pago, Cobrar solamente la matrícula, Cobrar solamente la primera cuota recurrente o Cobrar matrícula + Primera Cuota
- Aplicar ofertas: Si tienes creadas ofertas por números e actividades puedes aplicar o no aplicar las ofertas. Estas ofertas se aplican cuando el usuario compra en el mismo carrito varias actividades.
Nota para preinscripciones: Cuando ejecutas una recurrencia te pregunta si quieres descontar la matrícula. Hay centros que cobran en preinscripciones la mátrícula y luego en la primera cuota la descuentan. Esto hace que los usuarios se comprometan en junio con un pequeño importe, si en septiembre siguen apuntados se les descuenta el importe de la primera cuota, si no siguen pierden ese importe. Ejemplo práctico: Imagina que una actividad vale 30€/mes en junio cobro 10€ por actividad a todo el mundo que se preinscribe para guardar su plaza. En septiembre, cuando paso la remesa descuento 10€ a los que siguen apuntados. Les debería cobrar 30€ pero como ya me pagaron 10€ los descuento = 20€ les cobro en septiembre. El que en agosto tenga la plaza guardada pero no pueda asistir, ha perdido esos 10€.