Para crear un recibo a un usuario deberás ir a su perfil / compras. Desde la sección últimos recibos verás el botón + Nuevo Recibo. Clic en el botón y rellena los datos necesarios
- Concepto (Si no es de una actividad te permite el texto libre)
- Actividad. Si es de una actividad en el concepto se muestra el nombre de la actividad. Puedes buscar la actividad por nombre.
- Precio IVA incluido de lo que vas a cobrar
- IVA aplicado a este recibo
- Forma de pago: importante, esto ayudará a hacer la caja y a cuadrar el trimestre para los impuestos.
- Facturación: si tienes varias facturaciones permite seleccionar a qué facturación imputas el recibo.
- Devolución: si es una devolución lo debes marcar en la casilla inferior.
No olvides crear para que el recibo se cree, este recibo aparecerá automáticamente en el perfil de tus clientes.
Estos recibos se crean de la misma forma que un recibo normal pero en la parte inferior se marca como recibo devolución. Para saber cómo crear un recibo normal puedes ver la pregunta frecuente: ¿Cómo creo un recibo a un usuario?
Los recibos que se han realizado desde una compra online pueden devolverse en un clic. Haz clic en el recibo que quieres devolver y selecciona:
- Importe a devolver: no puede superar el importe realizado por el usuario en esta operación
- IVA: para poder realizar el recibo devolutivo correspondiente.
- Motivo: el motivo se pinta como concepto del recibo.
No olvides hacer clic en devolver para realizar la operación.
Si! Puedes hacer que tus usuarios paguen por tarjeta desde la app. Para ello deberás generar una solicitud de pago. En el perfil del usuario hacemos clic en compras / Solicitudes de pago / + Nueva solicitud de pago.
- Indica el concepto de la solicitud: visible para el usuario en la app y en el concepto del recibo. Intenta que sea corta y descriptiva.
- Precio: importe a cobrar, impuestos incluidos
- IVA: impuestos correspondientes a esta operación
- Facturación: si quieres imputar este recibo a una facturación concreta.
Para finalizar haz clic en guardar, esto disparará el siguiente proceso:
- Crea un pago pendiente por el usuario
- Envía un email al usuario indicando que tiene una solicitud de pago pendiente
- Crea un destacado en la cuenta del usuario indicando el pago pendiente. Al hacer clic el usuario podrá pagar con la tarjeta almacenada o añadir nueva tarjeta de pago
- Tras pagar se crea el recibo automáticamente. En ventas / solicitudes de pago podrás ver el estado de los deudores.
Si, la información del número de cuenta se encuentra en el perfil del usuario / Compras / SEPA. Puedes añadir un nuevo sepa al usuario, si lo añades desde el backend deberás garantizar que tienes la firma de la autorización SEPA. Si lo hace el usuario desde su perfil en la app él mismo firmará el mandato SEPA y la plataforma almacenará el número de cuenta.
Antes que el recibo va la compra. La compra es un mecanismo puente entre que se intenta comprar y se termina el pago. Es un estado intermedio que nos permite monitorizar las compras o intentos de compra.
En el perfil del usuario / compras / compras puedo ver los intentos de compra, tento los terminados con éxito como los no terminados. Al hacer clic en el enlace al seguimiento de la compra podremos ver el estado de la compra y el motivo del fallo. Si nos pagan en el local, podemos desde aquí marcar una compra como pagada, no olvides generar el recibo.
Las bajas se procesan manualmente para garantizar que cada centro garantiza los derechos de sus usuarios definidos en las condiciones de compra. Cuando alguien solicita la baja de una actividad el administrador recibe un email y comienza un proceso interno. En la sección Actividades / Solicitudes de baja se muestran todas las solicitudes de baja y el estado. Cuando des de baja a una persona , en su perfil clic en la papelera, puedes marcarla como tramitada. Desde el botón dar de baja puedes notificar al usuario por email su baja.
Puedes gestionar todas tus ventas desde la sección ventas / Facturación / Recibos. Aquí tendrás recopiladas todas las ventas, los recibos, creados por la plataforma de forma manual o automática.
En la sección recibos podrás filtrar para ver únicamente los recibos de un método de pago concreto, si es un cobro o una devolución y a qué facturación está imputado. También podrás filtrar entre fechas.
En la parte inferior veremos una serie de estadísticas del filtro. Muy útil para hacer la caja diaria, mensual o trimestral. Descarga los recibos en pdf excel… para presentar las declaraciones pertinentes.
Nota: Si filtras desde el search (buscar por palabra) no se modificarán las estadísticas, esto sirve para encontrar un recibo concreto dentro de los filtros, no para estadísticas.
Simplificando mucho las compras son un paso previo al recibo.
Compra > Éxito en la compra > Recibo
Como ves en el esquema, para que una compra se convierta en recibo debemos tener éxito en la compra. No tener fallos en el pago u otros motivos que hacen que una compra se quede en estado impagado. Cuando una compra falla en la sección ventas / facturación / compras puedo analizar el tipo de fallo que ha dado esta compra: tarjeta caducada, fraudulenta, ha tardado demasiado en confirmar la compra con su bando ….
La sección compra nos permite analizar qué personas han intentado comprar y les ha fallado la tarjeta.
En la sección Ventas / Facturación / compras podemos analizar este tipo de casos. Si el caso es de un usuario concreto podemos gestionar estos errores de pago en su perfil. Para ello vamos al perfil del usuario / compras / compras. Si hago clic en una compra puedo analizar el estado, si ha fallado puedo ver el tipo de fallo que ha obtenido el usuario. En tarjeta estos errores son los que la plataforma Redsys nos notifica tras intentar realizar el pago.
Si, imagina que el usuario viene al gym sin cartera y tiene que comprar una toalla. Puedes pasar a su app el pago del producto, el usuario va a su perfil y pagará la toalla. Las solicitudes de pago se realizan mediante tarjeta bancaria o tarjeta almacenada.
Para crear una solicitud de pago deberás ir al perfil del usuario / compras / solicitudes de pago / +Nueva solicitud de pago. Indica aquí el concepto, el importe y el IVA (información necesaria para cobrar y crear el recibo tras el pago).
El usuario verá en la app destacada la solicitud de pago. Al hacer clic en la solicitud podrá pagar con la tarjeta almacenada o con una nueva tarjeta. Si es una nueva tarjeta saldrá de nuestra plataforma para ir a Redsys a pagar.
Nunca almacenamos datos de la tarjeta. Este tipo de sistemas los hacemos junto a los bancos de nuestros clientes. De esta forma la tarjeta la conserva Redsys (el servicio del banco) y nosotros solamente almacenamos un código de referencia de esta tarjeta. Este código vincula esta tarjeta al comercio de nuestro cliente. Solamente se puede utilizar el código para que nuestros clientes cobren.
En caso de un robo de datos, los ciberatacantes no encontrarán datos de la tarjeta para robar dinero de nuestros usuarios. La seguridad de este sistema está garantizada por la red bancaria mediante la empresa Redsys, en la que nosotros nos apoyamos para realizar nuestras tareas de forma segura.
RECURRENTES
Los cobros recurrentes nos permiten cobrar a los usuarios de forma mensual, trimestral, semestre… dependiendo de la configuración que tengamos en la plataforma.
Crear un cobro recurrente Manualmente
Botón superior derecha – Crear cobro recurrente
Al crear un cobro recurrente tendremos que indicar una serie de campos:
- Nombre: nombre descriptivo que le damos a la recurrencia para poder gestionarla posteriormente. Por ejemplo: Cobro de la cuota mensual de febrero por tarjeta
- Fecha de cobro: aunque la remesa la voy a realizar hoy debo indicar cuándo tengo intención de cobrarlo. Por tarjeta virtual es automático y por remesa es el día que lo voy a cobrar en el banco.
- Tipo de recurrencia: dentro de los posibles tipos de recurrencias que ofrece el centro y el usuario puede seleccionar al comprar una actividad o bono recurrente: mensual, trimestral, anual…
- Tipo de cobro: forma de pago recurrente que ha seleccionado el usuario al inscribirse. El usuario solamente puede seleccionar las configuradas previamente por el centro.
- Efectivo y tarjeta física (pago en el local): tendrán que pagar en el local, tienes que cerrar remes para que en control de seguimientos recurrentes puedas hacer el seguimiento de los pagados e impagados. Si es impagado no permite entrar al centro si dicha opción está activa en accesos/ajustes
Esto nos genera un poco de trabajo manual ya que tendremos que pasar los Sin pagar (por defecto) a pagado cuando recibamos físicamente el dinero. En el propio listado podemos hacer este cambio.
Si haces este tipo de cobros y cobras, recuerda ir al perfil del usuario y crear recibo.
- Domiciliación bancaria: Tendremos que crear la remesa, generar el xml que vamos a mandar al banco, lo descargamos. Ahora tenemos que ir al banco a meter el xml, cuando el banco esté validado y cobrado deberás volver a la remesa y crear los recibos,. Esto genera los recibos y permite que puedas cerrar la remesa con toda la tranquilidad de que todo el proceso está completado.
Si alguien devuelve el recibo desde el seguimiento cobros recurrentes lo puedo poner como impagado y deberé ir al perfil del usaurio a crear un recibo de devolución. Esto permite que podamos hacer el seguimiento del cobro por otras vías sabiendo que nos debe dinero.
- Tarjeta. El día de cobro se cobra de forma automática a las 9 de la mañana del día indicado y los que fallan se marcan en Seguimiento cobros recurrentes como pendientes de cobro: saldrá como error.
Próximamente tenemos pendiente que se cree un protocolo que genere un email y una solicitud de pago para que se pueda hacer el seguimiento automático: notificar al usuario y dar una alternativa de pago.
- Transferencia: igual que efectivo pero debemos esperar a recibir la transferencia para marcar como pagado y crear el recibo de forma manual
- Categoría. Categoría de actividades que quieres cobrar, luego te solicita que indiques las actividades concretas que quieres cobrar.
- Aplicar ofertas: aplica ofertas por número de actividades inscritas
- BONOS: selecciona si quieres cobrar los bonos también.
- Configuración avanzada: si quieres descontar matrícula. Suelen hacerlo los centros en la 1º remesa del año. La matrícula la utilizan como un seguir para prematriculas que se devuelve en la primera cuota.
Cuando creo una remesa lo que hace la plataforma es revisar en base de datos la siguiente información del usuario. Para el ejemplo vamos a pensar que vamos a cobrar el mes a las personas que pagan por tarjeta, bonos y actividades recurrentes.
El sistema revisará quien tiene una actividad o bono activo ahora mismo (no se ha dado de baja)
De todos ellos va a comprobar quién seleccionó en la inscripción el mensual
De todo el filtrado va a mirar quién seleccionó recurrencia por tarjeta
Con toda esta información nos genera un listado de pagadores y estima la cuota que tiene que pagar. Esta cuota la saca del precio de la inscripción a la actividad, automática si lo ha comprado online o de la cuota que le pusimos cuando le inscribimos a mano por un administrador.
De las cuotas que nos dice la plataforma podemos variar la cuota, sumar o restar importe a los usuarios. Cuando llegue el día de cobro se cobrará lo indicado en este listado. Si editas la cifra deberás guardar, en el botón que sale a la derecha.
En la parte inferior vamos a ver cuánto se estima cobrar de esta remesa
Tras el intento de cobrar la remesa con el banco también nos indicará cuántos se han cobrado o no se han cobrado….
Si, puedes programarlos y olvidarte de pasar la remesa. Es un módulo premium que puedes activar. Nos permite crear lo mismo que en los manuales, pero de forma automática. Esto nos permite crear remesas unos días concretos y cobrarlos días después. Es lo mismo que hemos visto de hacerlo manual pero el sistema lo hace automáticamente, indica el día que quieres ejecutar este proceso y el sistema lo hace a las 5 de la mañana del día indicado. Esto nos genera el documento y tengo unos días (hasta el cobro) para editar los importes del usuario.
Crea remesas automáticas en la sección ventas / automatización de cobros recurrentes.
Por ejemplo, crea la remesa el día 30 y cobra el día 5.
Entre que se crea y se cobra podremos editar la remesa, ver quién entra en la remesa y cuánto se les cobra. Si editas el importe del usuario no olvides guardar.
Si, tras crear la remesa hasta que se cobra puedes cambiar el importe. Tras cerrar la remesa no podrá ser editada. En cobros recurrentes vamos a tener todas las recurrencias creadas. Aquí vemos los listados creados tanto manual como automáticamente.
Desde el botón ver, a la izquierda: puedo ver a los usuarios que se les va a cobrar o se les ha cobrado. Si no ha caducado la fecha de cobro puedo editar el importe a cobrar.
En copiar, nos permite copiar esa remesa para ejecutarla. Se copia con los cambios de cuotas realizados.
Borrar, borra la remesa.
Otra forma de gestionar los cobros individualizados del usuario es en seguimiento de cobros recurrentes.
Podemos filtrar por fecha.
Podemos ver todos los pagos de cada uno de los usuarios, aparecen aquí cuando se cierra remesa: manual o automáticamente (como pasa con tarjeta virtual). Salen todos los tipos de pagos: tarjeta, efectivo, domiciliación…
Desde aquí podemos gestionar los cobros PAGO EN LOCAL de forma muy cómoda.
- Viene el usuario que nos debe dinero en efectivo a pagar
- Le buscamos en el listado
- Cambiamos el estado de impagado a pagado. Si tienes configurado accesos que no permiten si hay deuda ahora le permitir entrar.
- Crea recibo al usuario en su perfil
Este mismo proceso sería cuando es por transferencia o si te devuelven un recibo de domiciliación.
Si quiero buscar a un usuario, concepto o cuota concreta puedo utilizar el campo buscar.
Claro, esto hará que tus usuarios puedan tener una visual más clara de las actividades recurrentes ofertadas. Para crear una tienda recurrente deberás saber que solo se muestran las actividades de tipo recurrente.
En ventas / Tiendas Recurrentes puedes crear tantas tiendas como quieras, todas ellas tendrán una url que podrás distribuir a tus usuarios mediante enlace en botones, redes sociales… o mediante Qr.
Crea una tienda recurrente. Aquí deberás seleccionar:
- Nombre de la tienda, descriptivo: Curso 2024-25
- Slug: código único, se usa para la url de la tienda
- Descripción. Texto explicativo de las actividades vendidas aquí
- Adjunto: pdf o documento con el dosier o cartel del curso
- Texto del botón: el texto que aparece en el botón de descarga del documento, por ejemplo, Descarga el dosier 2024/25
Ventas
- Categorías: las categorías de las actividades que quieres vender. Una buena política de categorización puede ayudarte a gestionar la plataforma con todo su potencial.
- Privilegios: si quieres vender solamente a unos usuarios concretos. Busca privilegios en esta web de soporte para saber más sobre los privilegios. Estos accesos a comprar puedes poner y quitar a tu antojo, por ejemplo para hacer pre inscripciones solamente a un grupo concreto.
- Cobrar: Tienes varias opciones. No cobrar y ya te arreglarás con ellos manualmente o por solicitud de pago, Cobrar solamente la matrícula, Cobrar solamente la primera cuota recurrente o Cobrar matrícula + Primera Cuota
- Aplicar ofertas: Si tienes creadas ofertas por números e actividades puedes aplicar o no aplicar las ofertas. Estas ofertas se aplican cuando el usuario compra en el mismo carrito varias actividades.
Nota para preinscripciones: Cuando ejecutas una recurrencia te pregunta si quieres descontar la matrícula. Hay centros que cobran en preinscripciones la mátrícula y luego en la primera cuota la descuentan. Esto hace que los usuarios se comprometan en junio con un pequeño importe, si en septiembre siguen apuntados se les descuenta el importe de la primera cuota, si no siguen pierden ese importe. Ejemplo práctico: Imagina que una actividad vale 30€/mes en junio cobro 10€ por actividad a todo el mundo que se preinscribe para guardar su plaza. En septiembre, cuando paso la remesa descuento 10€ a los que siguen apuntados. Les debería cobrar 30€ pero como ya me pagaron 10€ los descuento = 20€ les cobro en septiembre. El que en agosto tenga la plaza guardada pero no pueda asistir, ha perdido esos 10€.
Ofertas por número de actividades recurrentes. En el mismo carrito, en la tienda recurrente, se aplica un descuento si estás apuntada a más actividades
Cupones: cupones de descuento que pueden aplicar a actividades concretas. Solamente aplican a actividades donde marques que ese cupón es válido. Activa el módulo y crea cupones en la sección Cupones. No olvides poner en la actividad donde se pueda aplicar ese cupón el cupón que acabas de crear.
Solamente en las licencias hero. Si, los cupones de descuento que pueden aplicar a actividades concretas. Solamente aplican a actividades donde marques que ese cupón es válido. Activa el módulo y crea cupones en la sección Cupones. No olvides poner en la actividad donde se pueda aplicar ese cupón el cupón que acabas de crear.
Claro, todos los movimientos del usuario se registran en el log. Para ver el log de usuarios tienes que ir al perfil de la persona que quieres comprobar / log . En la parte inferior se muestra si tiene tarjeta registrada.
Es importante controlar si han pagado o no pagado una solicitud de pago. Este control lo puedes realizar en la sección:
Ventas / Facturación / Solicitudes de pago
En el listado puedes ordenar haciendo clic en el título de la columna: todas las pagadas, todas la canceladas, por fecha, por orden alfabético …
Además si quieres ver las no pagadas puedes hacer una búsqueda en search con la palabra: “Pendiente” . El sistema filtrará las solicitudes de pago pendientes de pago. Si ordenas por fecha (clic en el título fecha de la tabla) verás de la más recienta a la más antiguo o de la más antigua a la más reciente.