Términos

Hemos querido estandarizar la terminología de la plataforma pero contamos con tantas empresas diferentes que es posible que algún término no sea familiar para tu negocio. En esta entrada voy a intentar establecer unos criterios básicos para que todos podamos hacer el ejercicio de asociar los términos de la plataforma con los conceptos que yo manejo en mi negocio. Los términos aquí descritos son términos básicos de la plataforma, hemos reservado una categoría especial de términos para que podáis ampliar el conocimiento.

Contactos:

Fichas de las personas que tienes en tu agenda de contactos. Estos contactos pueden ser de distinto tipo clientes o leads (interesados que no han realizado su primera compra) o personal interno (profesores, administradores, monitores…) a los que voy a dar permisos internos.

• Privilegios: los privilegios asocian contactos a una característica para poder dar preferencia de inscripción o crear descuentos asociados. Puedo marcar privilegios asociados a que estén o hayan estado inscritos a unas determinadas actividades. Por ejemplo, considero con privilegio socio a las personas que estén registrado en la actividad abono de este año.

Actividades:

Las actividades son los espacios virtuales a los que un usuario se puede inscribir. Las actividades pueden ser de dos formas:

• Actividad Recurrente: se repite a los largo del tiempo, tiene una cuota mensual/trimestral adherida. Por ejemplo en un curso continuo de idiomas si me apunto a Inglés los martes a las 18:00h. El curso de inglés martes a las 18:00h es una actividad recurrente. Esta actividad se va a repetir todas las semanas mientras dure el curso.
• Actividad Intensiva: es una actividad puntual que puede darse en un o unos días concretos. Por ejemplo un curso intensivo de inglés conversación el sábado 14 de marzo de 12:00h a 14:00h.
• Sede: lugar físico donde se realiza la actividad. Puedes crear sedes en la sección Configuración / Sedes
• Aforo único: es el número de ocupación total de la actividad sin tener en cuenta ninguna variación. Por ejemplo si vamos a abrir inscripciones de una cena con menú único todos se inscribirían y resta 1 el aforo por cada inscripción.
• Aforo  variaciones: las variaciones marcan las características de una inscripción. Esta variación puede tener un aforo concreto y un precio extra concreto. En este tipo de aforos siempre se verifica el aforo total (máxima ocupación del espacio) y luego el aforo de la variación. Por ejemplo si vamos a abrir inscripciones de una cena con 2 menús (carne o pescado). Estas dos opciones será una variación cada una. En este caso el aforo del salón es de 200 personas pero carne solo pueden escoger 150 personas y pescado otras 150 ya que la cocina no puede cocinar más de 150 de cada opción en una misma cena. Además los que eligen carne tienen un coste extra de 4 euros. En este caso lo que tenemos que hacer es poner en el aforo total 200 personas, en carne configurar aforo 150 y extra de 4€ y en pescado configurar aforo de 150. Los dos aforos sumarían 300 pero como el aforo total es máximo 200 podríamos tener diferentes opciones que no sumaran más de 200 ,por ejemplo, 150 carne + 50 pescados, 120 carnes + 80 pescados ….
• Tipo de horario semanal: para actividades recurrentes que su horario es un día a la semana a una hora concreta. Por ejemplo inglés todos los lunes a las 17:00h o francés los martes y jueves de 15:00h a 16:00h.
• Tipo de horario días: para actividades que se imparten en día y hora concreto. Por ejemplo un congreso que se imparte el 14/03/2023 de 12:00h a 20:00h. Puedes declarar los días y horas que necesites dentro de este tipo de horario.
• Profesores: son personas que imparten la actividad o personas responsables de ellas. Solo podrás elegir profesores correspondientes a tus miembros de team.
• Marketplace: es la venta en nuestra plataforma de venta, aquí tenemos un gran repertorio de actividades de todos los tipos a los que atraemos nuevos clientes para que podáis ganar nuevos contactos/ventas a vuestro centro.

Ventas

• Compras: es un estado entre que el usuario se inscribe online y paga. El estado puede estar en pendiente de pago, pagado o cancelado. Si se paga con tarjeta y termina la compra bien la compra se marca como pagada. Si eligen el pago por transferencia y todavía no hemos recibido el dinero se queda pendiente de pago hasta que nosotros marquemos esta compra como pagada. Las compras nos pueden ayudar a saber el estado de una comprar en todo momento, si es con tarjeta y ha fallado nos indicará el tipo de error.
• Recibos: aquí se reflejarán todas los recibos que hacemos a nuestros usuarios. Si el pago es con tarjeta el recibo se hace automáticamente. Si el usuario paga con otra modalidad y creo un recibo en su perfil también tendrá incidencia en la sección recibos.
• Solicitudes de pago: en esta tabla se reflejan todas las solicitudes de pago que hemos creado en el perfil de un usuario. En esta tabla se marca las solicitudes que están pagadas y las que están pendientes de pago. Puedes solicitar un pago a cualquier usuario en su perfil / compras / + Nueva solicitud de pagos
• Cobro recurrente: es el cobro de la cuota mensual / trimestra… de tus alumnos. Esta tarea nos va a sacar la información de las personas que ahora mismo están inscritas en un determinado tipo de recurrencia, en unas actividades concretas y en un tipo de cobro. En cada uno de los tipos de cobro deberás realizar una función como por ejemplo en efectivo tendrás que cobrar y marcar las compras realizadas como pagadas.
• Tiendas recurrentes: tipo de tiendas de las actividades recurrentes.
• Ofertas Recurrentes: ofertas realizadas en el mismo carrito en tiendas recurrentes. Estas ofertas será por número de actividades inscritas y tipo de cobro (mensual, trimestral…) De esta forma puedes premiar a las personas que se apunten a más actividades y se comprometan a más tiempo en la actividad.

Configuración

• Centro: configuraciones generales de toda tu cuenta
• Perfil público: datos de tu empresas públicos.
• Datos fiscales: datos utilizados para crear los recibos / facturas
• Legal: Condiciones de compra y políticas de privacidad que firmar tus compradores cuando hacen una inscripción. Es importante que en estos documentos se indiquen los datos extra que recoges para realizar tu actividad.
• Prefijos: todos los recibos, oportunidades, facturas… tienen una numeración de 1 al x. Este prefijo se muestra antes de este número para que podamos diferencias los recibos por ejemplo por año. 2023-0001
• Cobros recurrentes: cobros de las cuotas mensuales / trimestrales…
• Tipo de recurrencia: con qué frecuencia pueden inscribirse tus alumnos: mensual, anual, trimestral, cuatrimestral… En cada actividad podrás marcar la frecuencia de cada una de ellas y un precio especial para cada una.
• Formas de cobro recurrente: la forma en la que dejo que mis alumnos paguen su mensualidades o diferentes cuotas.
• Formas de pago: esto son las formas de pago en nuestra tienda, la primera vez que se inscriben.
• Redsys: sistema de pago mediante tarjeta de crédito/débito online
• Datos extra: datos que necesito del usuario para realizar mi actividad de forma correcta. Estos datos pueden ser en formato texto libre o mediante desplegable de opciones. Este dato se pide cuando un cliente se incorpora a tu base de datos (empresa). Recuerda recoger en tus políticas de privacidad el trato de este tipo de datos.
• Css personalizado: código de diseño web css que puede mostrarse en el perfil de tu empresa.
• Banners: imágenes con enlace que podemos mostrar en tu perfil de centro. En la app si el enlace no es interno de nuestro sistema puede llevar al usuario a su navegador web móvil para ver la página.
• Api Key: clave para la conexión de Fitfox con otras plataformas.